مهام القسم

1. متابعة وأرشفة الكتب الصادرة عن الدائرة حيث يتم إعطاء رقم صادر لكافة المعاملات الرسمية التي تصدر باسم مدير الدائرة ومتابعة وأرشفة الكتب الواردة من دوائر الجامعة المختلفة ومن خارج الجامعة إلى الدائرة وإعطائها رقم وارد وعمل الإجراء اللازم عليها.
2. متابعة البريد الالكتروني للأرشفة الالكترونية واستقبال الوثائق وعمل الاجراء اللازم عليها ويتميز هذا النظام بالسرعة في الاجراءات.
3. ارسال المعاملات سواء كانت صادرة او واردة الكترونيا على نظام الارشفة الالكتروني لوحدات ودوائر الجامعة المختلفة.
4. متابعة شؤون الموظفين من حيث الإجازات والمغادرات وتدقيقها وترصيدها وإدخالها على النظام ومتابعة المشاكل التي ترافق ذلك وكذلك الإجازات الإدارية والمرضية والأمومة وكذلك دوام نسبة 50%. ومتابعة سجل الدوام الرسمي وتدقيقه داخليا وخارجيا مع مكتب الرقابة. تعبئة التقرير السنوي لأداء الموظفين الكترونيا وإعتماده وإرساله الى دائرة الموارد البشرية الكتروني.
5. العمل على تصوير البريد الرسمي وتوزيعه على الأقسام بعد توقيعه من قبل مدير الدائرة واتخاذ الإجراء عليه وأرشفته الكترونيا ومن ثم متابعته مع الأقسام المختلفة في الدائرة.
6. متابعة المعاملات المتداخلة بين الأقسام والتي تتطلب عمل إجراء عليها من قبل قسمين أو أكثر.
7. متابعة المعاملات التي تحتاج إلى ردود سواء مع دوائر الجامعة الداخلية أو مع المؤسسات والملحقيات الخارجية وكذلك متابعة معاملات الرئاسة التي يدون عليها ختم متابعة.
8. إعداد وصياغة وطباعة الكتب الصادرة من الدائرة باسم السيد المدير سواء خارج الجامعة أو داخلها ومتابعة بعض الكتب الرسمية التي تحتاج متابعة مع مدير دائرة القبول والتسجيل.
9. استخراج الوثائق الرسمية (الكشوفات والمصدقات واثبات الطالب) باللغتين العربية و الانجليزية وختمها حسب الاصول وتسليمها لصاحب العلاقة.
10. متابعة أمور الدائرة من أعمال صيانة (ماء ،كهرباء، بلاط و دهان وغيره) وصيانة الآت التصوير (أي متابعات عامة مع دائرة الصيانة، دائرة اللوازم، دائرة الخدمات العامة  مركز الحاسب والمعلومات).